ระบบการติดตามเอกสารการขออนุญาตจัดซื้อ – จัดจ้าง
( กรณีตกลงราคา )
การบริหารงานพัสดุ ด้านการขออนุญาตจัดซื้อ - จัดจ้าง กรณีตกลงราคา มีบุคคลที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการ ได้แก่ เจ้าหน้าที่พัสดุ หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ หัวหน้าส่วนราชการ และ ผู้สั่งซื้อ - สั่งจ้าง คณะกรรมการในการจัดซื้อ – จัดจ้าง เป็นต้น ซึ่งจะต้องประสานงานระหว่างหน่วยงาน เพื่อให้การดำเนินการจัดซื้อ – จัดจ้าง เป็นไปด้วยความรวดเร็ว มีมาตรฐาน โปร่งใส และเป็นธรรม ตามขั้นตอนการดำเนินงาน ดังนี้
รับบันทึกขออนุญาตจัดซื้อ – จัดจ้าง |
ตรวจสอบตามระเบียบพัสดุฯ |
ตรวจสอบรายการตามระเบียบการเงิน |
เสนอผู้มีอำนาจลงนาม |
ดำเนินการจัดซื้อ – จัดจ้าง |
ตรวจรับพัสดุ |
คัดแยกเอกสาร แยกเจ้าหนี้ / ลูกหนี้ และประเภทเงินงบประมาณ |
ตรวจใบเบิกงบประมาณ |
ลงรายการในระบบ GFMIS |
ทำฎีกาในระบบ GFMIS |
สั่งจ่าย |
ดังนั้น ในการดำเนินการจัดซื้อ – จ้าง ทั้ง 3 หน่วยงาน ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก วิทยาเขตจันทบุรี จึงมีจำนวนมาก ทำให้การติดตามความเคลื่อนไหวของเอกสารในแต่ละชุดเป็นไปอย่างล่าช้า จึงมีการนำแนวคิด ในการจัดทำระบบควบคุมเอกสารขึ้น เพื่อช่วยให้การติดตามเอกสารมีความสะดวก และเป็นไปอย่างรวดเร็ว ทำให้ลดระยะเวลาในการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบการติดตามเอกสารการขออนุญาตจัดซื้อ – จัดจ้าง กรณีตกลงราคา ด้วย Google Drive