การจัดการความรู้ ประจำปีการศึกษา 2565

เรื่อง การพิมพ์หนังสือราชการ : หนังสือภายใน (เสนอเต็มรูปแบบ)

ต่อผู้บริหารของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

          หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และจัดทำตามแบบที่กำหนด โดยมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก มีการจัดทำแนวการพิมพ์หนังสือราชการ เพื่อเสนอต่อผู้บริหารของมหาวิทยาลัย ที่เป็นรูปแบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม เพื่อให้หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย นำไปปรับใช้และถือปฏิบัติ

♦ เตรียมความพร้อมก่อนพิมพ์หนังสือราชการ (หนังสือบันทึกภายใน)

1. ศึกษา และจดจำรูปแบบของหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ให้ ถูกต้อง และแม่นยำ
2. เข้าใจในโครงสร้างมาตรฐานที่กำหนดของแนวทางการปฏิบัติ การพิมพ์หนังสือราชการต่อผู้บริหารของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก ประเภทหนังสือบันทึกภายในที่ใช้การบันทึกเสนอเต็มรูปแบบ (ตามหนังสือ ที่ อว 0651.101(1)/204 ลงวันที่ 3 พฤษภาคม 2565 กองกลางขอแจ้งแนวทางการปฏิบัติ การพิมพ์หนังสือราชการ และการเกษียนหนังสือราชการ)
3. จัดเตรียมข้อมูลรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ต้องการจะพิมพ์หนังสือราชการ เช่น หนังสือต้นเรื่อง กำหนดการ หรือข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น

♦ รูปแบบการพิมพ์หนังสือบันทึกภายใน ให้ใช้บันทึกเสนอเต็มรูปแบบที่ประกอบด้วยหัวข้อ ดังต่อไปนี้

          (1) ต้นเรื่อง หรือเรื่องเดิม

                   ต้นเรื่อง  เป็นกรณีเป็นเรื่องเข้าใหม่ ยังไม่เคยมีการดำเนินการในเรื่องนั้นมาก่อน เกริ่นนำถึงความเป็นไปเป็นมา ส่วนนำ ความยาวประมาณ 2 - 5 บรรทัด

                   เรื่องเดิม  เป็นกรณีที่ดำเนินการมาแล้ว โดยสรุปถึงปัญหา ความเป็นมา ที่มา ผู้พิมพ์ ไม่ต้องใส่รายละเอียดมาทุกเหตุการณ์ จะทำให้เกิดความยืดยาว ควรสรุปประเด็นสั้นที่สุด การเขียนควรเน้นให้ตรงประเด็น ความประมาณ 2 - 5 บรรทัด

          (2) ข้อกฎหมาย (ถ้ามี) เป็นการอธิบายเนื้อหาของกฎหมายที่เกี่ยวข้องพอสังเขป โดยอ้างเพียงมาตราหรือหัวข้อ แล้วสรุปให้ถูกต้อง หรือขัดแย้งกับกฎหมาย หรือชี้ให้เห็นถึงอำนาจที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้หากผู้บริหารจำเป็นต้องอ่านให้ทำเป็นเอกสารแนบมาพร้อม

          (3) ข้อเท็จจริง เป็นส่วนเนื้อหาหลัก ใจความ ข้อมูล ประเด็นที่สำคัญของหนังสือเป็นการอธิบายให้ทราบถึงเหตุการณ์ที่เป็นปัจจุบัน ซึ่งมีผลสืบเนื่องหรือเกี่ยวข้องกับเรื่องเดิม หากมีเนื้อหามากควรสรุปให้กระชับ ไม่ควรเกิน 10 บรรทัด อาจยกข้อมูลประกอบไปไว้ในเอกสารแนบ เช่น รายละเอียดของตัวโครงการ ตัวเลขสถิติ ตาราง หรือข้อกฎหมายที่มีความยาวมากเกินไป

          (4) ข้อพิจารณา ความเห็นของผู้พิมพ์หนังสือฉบับนี้ เพื่อประกอบการพิจารณาของผู้บริหาร ในส่วนนี้มักเข้าใจผิดกันมาก ว่าข้อพิจารณาต้องเป็นความเห็นของผู้บริหาร แต่แท้จริงแล้วนั้นผู้บริหารต้องการทราบความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน เพราะเจ้าหน้าที่เป็นผู้ปฏิบัติงานโดยตรง ย่อมรู้และเสนอข้อคิดเห็นได้แน่นอน ในส่วนของผู้บริหารจะตัดสินใจอย่างไรก็แล้วแต่จะพิจารณา 

          ข้อพิจารณา จะเป็นข้อดี หรือข้อเสีย ที่ปัจจุบันยังไม่ได้เกิดขึ้น แต่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต แตกต่างจากข้อเท็จจริง เพราะข้อเท็จจริง เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่แล้ว เป็นความจริงที่เป็นปัจจุบันและสามารถพิสูจน์ได้

          (5) ข้อเสนอ เป็นการชี้ประเด็นให้กับผู้บริหารพิจารณาสั่งการ เช่น เพื่อโปรดทราบ เพื่อโปรดให้ความเห็นชอบ เพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ เพื่อโปรดพิจารณาอนุญาต เพื่อโปรดพิจารณาลงนาม เป็นต้น

***************************************