การจัดการความรู้บุคลากรสายสนับสนุนวิทยาเขตจันทบุรี ประจำปีการศึกษา 2561

เรื่อง  วิธีการใช้ google ไดรฟ์ เพื่อการออกแบบระบบการให้บริการ 

การนำ google ไดร์ฟ มาบูรณาการกับการทำงานต่าง ๆ ในด้านการให้บริการ

          ในปัจจุบันการเพิ่มประสิทธิภาพการการทำงานด้วย google ไดรฟ์  ซึ่งเป็นบริการหนึ่งของ google นั้นเป็นที่นิยมมากในยุคปัจจุบัน เนื่องจากสามารถนำไฟล์งานต่าง ๆ เช่น โฟลเดอร์ เอกสาร งานนำเสนอ แบบฟอร์ม สเปรดชีต และภาพประกอบ ฟรี ที่ server ของ google โดยใช้งานผ่านเครืออินเทอร์เน็ต ซึ่งมีพื้นที่เก็บข้อมูลให้ไช้ฟรี 15 GB นอกจากจะสามารถสร้างโฟลเดอร์แบ่งแยกข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ได้ ยังสามารถแชร์ข้อมูลกับผู้ใช้งานคนอื่นได้ทีละหลายคนเพื่อการค้นหาไฟล์ หรือแก้ไขไฟล์งานร่วมกัน  ไม่มีปัญหาเรื่องข้อมูลสูญหาย ที่สำคัญสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลาบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต และมีความสะดวก เพราะสามารถใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์ และในมือถือสมาร์ทโฟน ทั้งระบบ IOS หรือ Android

การใช้งาน google ไดร์ฟ เพื่อการออกแบบระบบการให้บริการ

          การให้บริการต่างๆ ขององค์กรโดยส่วนใหญ่มักจะต้องมีความเกี่ยวข้องกับ คำร้อง หรือ แบบฟอร์มต่าง ๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งถือเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญของการแจ้งความประสงค์ขอรับการบริการ จากลูกค้า หรือผู้ที่มาใช้บริการ จึงมีความต้องการในการค้นหาแนวทางการพัฒนาให้การรับบริการมีคุณภาพมากขึ้น เพื่อสร้างความพึงพอใจ ดังนั้น การนำ google ไดรฟ์ มาช่วยออกแบบระบบการให้บริการเพื่อเพิ่มความสะดวก รวดเร็วมากขึ้น  จึงเป็นสิ่งที่มีความน่าสนใจอย่างมาก  โดยเลือกใช้เมนู google ฟอร์ม ซึ่งออกแบบระบบการให้บริการได้หลากหลายรูปแบบ เช่น แบบประเมินผลความพึงพอใจ  แบบคำร้องขอใช้บริการ หรือการเก็บข้อมูลในลักษณะที่ต้องใช้ตาราง ด้วย google ชีต  สามารถออกแบบได้ด้วยตนเอง หรือเลือกใช้จากเทมเพลตสำเร็จรูปที่ google ไดรฟ์ กำหนดมาให้ เพื่อให้เอกสาร หรือแบบฟอร์มที่เกี่ยวกับการให้บริการขององค์กรเป็นมาตรฐาน และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ

          การรับคำร้องขอใช้ห้องประชุมในรูปแบบเดิม จะเป็นการกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม “ขอใช้อาคารสถานที่” ในกระดาษขนาดเอสี่ และนำส่งที่งานบริหารงานทั่วไป เพื่อบันทึกการขอใช้ จัดลำดับคิว และจัดเตรียมห้องประชุมให้พร้อมใช้งาน โดยประสานงานกับผู้ขอใช้ผ่านทางโทรศัพท์เพื่อแจ้งผลการขอใช้ห้องประชุม         หลังจากนั้น มีการพัฒนารูปแบบการให้บริการ โดยนำแบบฟอร์มในขนาด เอสี่ ในรูปไฟล์ pdf. นำขึ้นไว้ที่หน้าเว็บไซต์ของสำนักงานวิทยาเขตจันทบุรี เพื่อให้ง่ายต่อการดาวน์โหลดแบบฟอร์มไปกรอก และนำส่งที่งานบริหารงานทั่วไป

          และเนื่องจากพฤติกรรมของกลุ่มเป้าหมายเปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัย  จึงต้องมีการพัฒนารูปแบบการให้บริการเพื่อให้มีมีความสะดวก รวดเร็ว และเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด ดังนั้น การพัฒนารูปแบบการให้บริการอย่างต่อเนื่อง จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากที่จะผลักดันให้เป็นการบริการที่เป็นเลิศได้  

          ระบบรับคำร้อง และตรวจสอบการใช้ห้องประชุม เป็นการสร้างระบบการรับบริการด้วย google form ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สามารถใช้ร่วมกันได้บนเครือข่าย Internet  ทำให้สะดวก รวดเร็ว และตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลาทั้งผู้ให้บริการ และผู้รับบริการ โดยจะมีการให้บริการแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนของคำร้องขอใช้ห้องประชุม  และส่วนของการตรวจสอบสถานะการใช้ห้องประชุม

 ----> ดาวน์โหลดเนื้อหาต่อ คลิก 

 .... องค์ความรู้ วิธีการใช้ google ไดรฟ์เพื่อการออกแบบระบบการให้บริการ.....